Cómo Dirigir Una Carta

Ya sea que envíe correspondencia a través de su empresa o en respuesta a una publicación de trabajo, es importante que dirija la carta correctamente. Comprender cómo enviar una carta asegura que la estás enviando al destinatario correcto, refiriéndote a él por el título correcto y brindándole un medio para comunicarse contigo.

En este artículo, describimos la información que necesita para dirigir una carta, le proporcionamos los pasos para dirigir una carta y le damos plantillas y ejemplos para ayudarlo a guiarlo.

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¿Qué necesitas para dirigir una carta?

Durante su experiencia profesional, probablemente tendrá que escribir y enviar una carta. Para enviar una carta con precisión, debe incluir una variedad de información que garantice que llegue al destinatario correcto. Aparte de un lápiz y papel o tecnología digital, esto es lo que necesita para enviar una carta:

  • Su nombre e información de contacto: necesita su nombre completo, su empresa, si corresponde, la dirección, la ciudad, el estado y el código postal.
  • La fecha: debe ser la fecha en la que se dirige y escribe la carta.
  • El nombre y el cargo de su destinatario: debe conocer el nombre completo y el título profesional del destinatario, como la Sra. O el Sr.
  • El nombre comercial y la dirección de su destinatario: incluya la empresa para la que trabaja el destinatario y la dirección, ciudad, estado y código postal.

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Cómo dirigir una carta

Ya sea que esté escribiendo correspondencia de su empresa o en respuesta a una publicación de trabajo, saber cómo dirigir una carta de manera adecuada demuestra su profesionalismo. Cuanto mejor comprenda cómo hacer esto, más fácil será con el tiempo. Estos son los pasos que debe seguir al enviar una carta:

1. Coloque su información de contacto en la parte superior

Cuando escribe una carta, debe decirle al destinatario quién es usted y de dónde proviene la carta. Esto también les permite saber cómo comunicarse con usted en caso de que quieran responder. En la esquina superior izquierda de la carta, escriba su nombre completo seguido de su dirección en la segunda línea y la ciudad, estado y código postal en la tercera línea. Deletree todo, pero use una abreviatura de dos letras para el estado, como "CA" para California. Si escribe desde un país diferente, incluya el nombre del país en lugar de la ciudad, el estado y el código postal.

Si escribe desde su empresa, incluya el nombre de la empresa debajo de su nombre completo. Siga con la dirección, la ciudad, el estado y el código postal de la empresa en lugar del suyo. También puede incluir su dirección de correo electrónico y número de teléfono para proporcionarles otra forma de comunicarse con usted.

2. Incluya la fecha

Verifique la fecha del calendario en el día en que envía la carta para el mes, día y año correctos. Omita una línea y coloque esta fecha debajo de su nombre e información de contacto. Deletree el mes e incluya el año completo de cuatro números. Por ejemplo, "27 de enero de 2020". Una fecha completa le permite al destinatario saber cuándo envió la carta y le permite darle una respuesta oportuna.

3. Escriba el nombre y la información de contacto del destinatario.

Incluir el nombre y la dirección del destinatario les permite saber que la carta es para ellos. Debajo de la fecha, omita una línea e incluya su nombre completo y título profesional, no título de trabajo, o título, si corresponde. Por ejemplo, "John Doe, Ph.D." Debajo del nombre del destinatario, incluya el nombre de su empresa en una segunda línea. Escriba la dirección postal de la empresa con la calle en la tercera línea y la ciudad, estado y código postal en la cuarta línea. Al igual que con su dirección, si está fuera del país, incluya el nombre del país en lugar de la ciudad, el estado y el código postal.

Encontrar su información de contacto

Es posible que no conozca la información de contacto del destinatario. Si este es el caso, aquí hay algunos consejos para encontrar esta información:

  • Consulte el sitio web de la empresa. Si conoce el título del destinatario o la dirección de la empresa, puede consultar el sitio web de la empresa. Su página de contacto puede incluir su nombre y cargo y la dirección de la empresa.
  • Pregunta por ahí. Es posible que sus compañeros de trabajo conozcan el nombre y el cargo de la persona con la que se está comunicando. Considere pedirle a su red profesional la información de contacto del destinatario.
  • Llame a la empresa. Considere llamar a la empresa y preguntar el nombre y el título profesional del destinatario. Si desea responder a una publicación de trabajo pero no sabe su nombre, pídale a la recepcionista el nombre del gerente de contratación de la empresa.

4. Incluya un saludo

Un saludo demuestra que respetas a tu destinatario y es una práctica común para la correspondencia comercial. Salte una línea después del nombre del destinatario y la información de contacto e incluya un saludo. El saludo que incluya depende de su relación con el destinatario. Por ejemplo, si la carta es menos formal, puede incluir "Hola". El saludo estándar que se usa para una carta comercial es "Estimado", seguido de su nombre y dos puntos o una coma.

También es mejor incluir un título como Sr. o Sra. Antes de su nombre, como "Sra. Jane Doe". Si no conoce el sexo del destinatario, utilice "Estimado señor o señora". Si no conoce el estado civil de una mujer, use "Sra." en lugar de "Sra." Otros títulos que puede utilizar incluyen "Doctor" o "Profesor". Por ejemplo, su saludo podría decir "Estimado profesor Clemmons", seguido de una coma o dos puntos.

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5. Verifique que la información sea correcta

Antes de continuar con el cuerpo de la carta, revise la forma en que dirigió la carta para verificar la ortografía, la gramática y la precisión general. Asegúrese de que todas las fechas, títulos y direcciones sean correctos. Esto asegura que su carta llegue al destino correcto. También garantiza que el destinatario tenga la información correcta para comunicarse con usted.

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Plantilla

Aquí hay una plantilla que puede usar como guía para enviar su propia carta:

[ Tu nombre completo ]

[ Nombre de su empresa ]

[ La dirección postal ]

[ La ciudad, el estado y el código postal O el nombre del país ]

[ Su dirección de correo electrónico y número de teléfono ]

[ Fecha ]

[ Nombre del destinatario ]

[ Nombre de la empresa del destinatario ]

[ Dirección postal del destinatario ]

[ Ciudad, estado y código postal del destinatario ]

[ Saludo ]

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Ejemplos de

A continuación, se muestran algunos ejemplos que debe tener en cuenta al escribir sus propias cartas:

Ejemplo 1

A continuación, se muestra un ejemplo de una carta dirigida personalmente por usted:

Harper Jones
555 Jameson Ave.
San Diego, CA 55555
harper.jones@email.com, 555-555-5555

3 de marzo de 2020

Sra. Mary Fields
Copper Industries
555 Bluebird Lane
Alameda, CA 55555

Estimada Sra. Fields,

Ejemplo 2

A continuación, se muestra un ejemplo de una carta dirigida con el nombre y la dirección de su empresa:

Madison Richards
Blue Dot Designs
5555 Green Manor Drive
Walnut Creek, CA 55555
madison.richards@gmail.com, 555-555-55555

11 de junio de 2020

Dr. Donald Felton
Grace Memorial Hospital
5555 Washington Ave.
Dublin, CA 55555

Estimado Dr. Felton,

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